5.6.Работа с системой «Экспресс Виза»

< Предыдущий   |   Следующий >

00

Система  «Экспресс Виза» - это система согласования документов, предназначенная для оперативной, ответственной и слаженной работы с электронными документами, с помощью которой можно выделять  задачи, адресовать их ответственным сотрудникам,  контролировать ход согласования, а также сохранять результаты.

Порядок работы системы «Экспресс Виза», описание ее функциональных возможностей, а также порядка доступа представлены в Руководстве пользователя  по работе с системой «Экспресс Виза».

Работа в системе ЭДО «Экспресс Документ»  с документами полученными (переданными) из (в) системы(у) «Экспресс Виза» включает в себя:

привязку к вашему аккаунту в системе ЭДО «Экспресс Документ» требуемого аккаунта системы «Экспресс Виза»;

прием документов из системы «Экспресс Виза» для их отправки контрагентам;

передачу полученных от контрагентов документов в систему «Экспресс Виза» для их согласования;

отслеживание статусов документов в системе, в которую/из которой был передан документ.

 

 

Установка связи с аккаунтом системы «Экспресс Виза»

 

1

Для установки связи с выбранным аккаунтом системы «Экспресс Виза» перейдите в Персональный кабинет пользователя (см. раздел 5.1) с помощью щелчка мышью по расположенной в правом верхнем углу ссылке  Персональный кабинет <Фамилия и инициалы пользователя> . В результате откроется страница Персонального кабинета пользователя, в которой, после перехода в секцию «Связанные аккаунты», щелкните по ссылке Добавить аккаунт из «Экспресс Визы». В результате откроется окно «Установка связи...».

5_6_r01.zoom75
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

2

В открывшемся окне  для входа в систему «Экспресс Виза» ведите логин и пароль требуемого аккаунта и нажмите кнопку «вход» .

5_6_r02.zoom65
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

3

В результате откроется Главная страница системы «Экспресс Виза» и окно «Привязка аккаунтов» с информацией об успешной установке связи с вашим аккаунтом в системе ЭДО «Экспресс Документ».

5_6_r03.zoom80
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

4

После этого вернитесь в окно системы ЭДО «Экспресс Документ» и в окне «Установка связи...» (см.п.1) нажмите кнопку «ОК». В результате будет осуществлена привязка к вашему аккаунту в системе ЭДО «Экспресс Документ» выбранного аккаунта системы «Экспресс Виза», при этом, в основном меню системы ЭДО отобразится дополнительный раздел «Документы из Визы», а в Персональном кабинете пользователя, в секции «Связанные аккаунты» отобразятся наименование и логин прикрепленного аккаунта системы «Экспресс Виза» и ссылка Разорвать связь, служащая для разрыва, при необходимости, связи с прикрепленным аккаунтом.

5_6_r04.zoom80
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

00

ВАЖНО! В текущий момент времени привязать к вашему аккаунту в системе ЭДО «Экспресс Документ» можно только один аккаунт системы «Экспресс Виза»!

 

 

Прием согласованных документов  из системы «Экспресс Виза» для их отправки контрагентам

 

 

00

ВАЖНО! Порядок отправки согласованных документов из системы «Экспресс Виза» в систему ЭДО «Экспресс Документ» описан в разделе 4.5. Руководства пользователя  по работе с системой  «Экспресс Виза».

 

1

Перейдите в раздел «Документы из Визы (<количество полученных документов>)» и с помощью щелчка мышью по наименованию выбранного документа перейдите в форму для просмотра переданного из системы «Экспресс Виза» документа.

5_6_r07.zoom80
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

2

В результате в рабочей области отобразится форма для выбора контрагента, в которой после выбора получателя документа щелкните по ссылке «отправить».

5_6_r08.zoom80
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

3

После этого в рабочей области, отобразится раздел «Новый документ» (см. раздел 5.3.1) с формой для создания нового документа системы ЭДО «Экспресс Документ», с прикрепленным файлом переданного из системы «Экспресс Виза» документа.

5_6_r09.zoom90
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

4

После заполнения оставшихся данных, выполните стандартную процедуру подписи и отправки документа контрагенту, описанную в разделе 5.3.1.

После отправки документа контрагенту, он будет перемещен из раздела «Документы из Визы»  в раздел «Отправленные».

 

00

ВАЖНО! В случае если контрагенту после приема отправленного вами документа (типа «договор» или «прочее») потребуется (при необходимости) отправить полученный от вас документ для согласования в свою систему «Экспресс Виза», вам следует обязательно перед отправкой документа контрагенту поставить в форме для отправки нового документа галочку в чекбоксе _8_4_1_r09 «требовать подпись». В противном случае контрагент не сможет отправить полученный от вас документ на согласование в свою систему «Экспресс Виза» из-за того, что сразу же после его получения, документооборот будет завершен.

 

ПРИМЕЧАНИЕ. В процессе отправки документа в форме для просмотра документа системы «Экспресс Виза» будет отображаться информация о статусе документа в системе ЭДО «Экспресс Документ» (наименование текущего статуса документа, а также (во всплывающем окне) - наименование отправителя и получателя документа и дата последнего изменения статуса документа).

Порядок работы с документом в системе «Экспресс Виза», после его передачи в систему ЭДО «Экспресс Документ»  для последующей отправки контрагенту, описан в разделе 4.5. Руководства пользователя  по работе с системой  «Экспресс Виза».

 

 

Отправка входящих документов в систему «Экспресс Виза» для согласования

 

 

00

ВАЖНО! Полученный от контрагента документ отправляется в систему «Экспресс Виза», в случае возникновения необходимости его согласования другими сотрудниками вашей организации.

 

1

Перейдите в раздел «Входящие» и, с помощью щелчка мышью по соответствующей строке, перейдите в форму для просмотра требуемого документа. После подписи с помощью ссылки Подписать извещения всех сформированных по данному документообороту извещений, ознакомьтесь, при необходимости, с содержанием полученного документа и для отправки документа на согласование в систему «Экспресс Виза» щелкните по расположенной в нижней части окна, в разделе «статус согласования документа», ссылке Отправить на согласование в Экспресс Визу. В результате документ будет передан на согласование в систему «Экспресс Виза» и ссылка в разделе «статус согласования документа» изменится на Документ ожидает запуска процесса согласования.

5_6_r05.zoom85
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

 

00

ВАЖНО! Отправка документа на согласование в систему «Экспресс Виза» может быть выполнена только до его подписания (или отказа в подписании) с помощью кнопок _8_4_1_r04 (или _8_4_2_r04), а также до формирования уведомления об уточнении (для счетов-фактур) с помощью кнопки 5_3_2_r16.

В случае нажатия на эти кнопки до отправки документа на согласование в систему «Экспресс Виза»,  ссылка Отправить на согласование в Экспресс Визу перестанет отображаться в форме для просмотра документа!

 

2

После отправки документа на согласование, в разделе «Документы из ЭДО» системы «Экспресс Виза» отобразится информация  о переданном из системы ЭДО «Экспресс Документ» документе.

 

5_6_r06.zoom75
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

3

После этого выполните в системе «Экспресс Виза» стандартные процедуры приема документа и передачи его на согласование.

 

00

ВАЖНО! Порядок приема из системы ЭДО «Экспресс Документ» полученных от контрагентов документов для их согласования в системе «Экспресс Виза» описан в разделе 4.5. Руководства пользователя  по работе с системой  «Экспресс Виза».

 

ПРИМЕЧАНИЕ. В процессе согласования статус документа в форме для просмотра документа системы ЭДО «Экспресс Документ» будет последовательно меняться: Документ ожидает запуска процесса согласования Документ ожидает  назначение маршрута согласования Документ  в процессе согласования Документ согласован (или Документ  отклонен).

Если подвести к ссылке с наименованием статуса курсор мыши, то появится всплывающее окно с подробной информацией о текущем статусе  согласования документа в системе «Экспресс Виза» (дата и время последнего изменения статуса, а также фамилия и инициалы сотрудника,  внесшего изменения).

 

4

После согласования (или отказа в согласовании) документа в системе «Экспресс Виза», его статус в разделе «статус согласования документа» изменится соответственно на Документ  согласован (или Документ  отклонен). После этого вы можете (в зависимости от вашего решения) подписать документ  с помощью кнопки _8_4_1_r04 , отказать в его подписании с помощью кнопки _8_4_2_r04 или (в случае, если документ является счетом-фактурой) сформировать, при необходимости, уведомление о его уточнении с помощью кнопки 5_3_2_r16 (см. раздел  5.3.2).