5.3.3.Просмотр текущего состояния отправленных документов

< Предыдущий   |   Следующий >

1

Для просмотра текущего состояния отправленных электронных документов перейдите в раздел «Отправленные» с помощью щелчка мышью в основном меню по строке с наименованием данного раздела. После этого в рабочей области отобразится список всех отправленных документов.

Для приема почтовых сообщений щелкните мышью по расположенной в верхней правой части страницы ссылке:    Получить документы .

Первоначально в списке отображается до 25 документов. В случае если общее количество документов превышает 25, для отображения в списке остальных документов нужно нажать на расположенную в нижней части списка кнопку 5_3_2_r12.

У всех формализованных документов (актов, счетов-фактур, товарных накладных ТОРГ-12) ниже наименования и номера документа отображаются также общая сумма и сумма НДС.

Все не просмотренные документы, у которых изменился их статус в данном списке размещаются в верхней части списка и выделяются жирным шрифтом.

Статусы документов:

«ожидает ответа» - отправленный документ, который находится в ожидании его подписания получателем (или отказа в подписании);

«предложено аннулирование» - по документу отправлено Предложение об аннулировании (см. раздел 5.4), находится в ожидании его подписания получателем (или отказа в подписании);

«ожидает подтверждения получения» - документ ожидает получения от получателя извещения о получении документа;

«ожидает подтверждения отказа» - документ ожидает отправки в адрес получателя извещения о получении отказа в подписании документа;

«ожидает подтверждения ответа» - документ ожидает отправки в адрес получателя извещения о получении документа с двумя подписями;

«ожидает извещений» - документ ожидает:

- получения подтверждений оператора ЭДО,

- отправки в адрес оператора ЭДО извещения о получении подтверждения оператора;

«отказан» - получен отказ в подписании документа (для документов, требующих двухстороннего подписания);

«завершён» - получателем получен, подписанный ЭП отправителя, не требующий двухстороннего подписания документ (или счет-фактура), (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

«завершён с УУ» - получено уведомление об уточнении счета-фактуры (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

«подписан» - получен документ, подписанный двумя ЭП (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО).

Ссылка  Подписать извещения  предназначена для подписи всех (сформированных по всем документооборотам) извещений о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО (справа от ссылки в скобках указано общее количество неподписанных извещений). Данная ссылка отображается только в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

 

5_3_3_r01.zoom70
Щелкните мышью в поле рисунка для его увеличения

 

ПРИМЕЧАНИЕ. При работе со списком отправленных документов можно использовать следующие фильтры и групповые операции:

Фильтр по Контрагентам

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке с наименованием выбранного контрагента. В результате в списке отправленных документов будут отображены документы, отправленные только в адрес данного контрагента, сгруппированые по дате отправки.

Фильтр «Подписаны»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «Подписаны». В результате в списке отправленных документов будут отображены только подписанные получателем  документы, отсортированные по наименованию получателя.

Фильтр «Отказы»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «Отказы». В результате в списке отправленных документов будут отображены только те документы, на которые был получен отказ/уведомление об уточнении, отсортированные по наименованию получателя.

Фильтр «В ожидании»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «В ожидании». В результате в списке отправленных документов будут отображены только те документы, которые находятся в ожидании их подписания получателем, отсортированные по наименованию получателя.

Фильтр по дате

Для фильтрации  по данному признаку нужно в поле «с____________ - по___________» выбрать из выпадающего календаря требуемый период и щелкнуть после этого по значку _8_2_r02 (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку _8_2_r03).

Фильтр по теме письма (по наименованию и номеру документа)

Для фильтрации по данному признаку, необходимо ввести поисковую информацию (или часть поисковой информации) в поле «тема письма» и после этого щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля значку _8_2_r02 (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку _8_2_r03).

Групповая работа с документами

- Группы документов из списка можно перемещать в архив. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку _8_4_1_r08.

- Группы документов из списка можно сохранять в формате PDF. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку 5_3_2_r09. В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_PDF_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего файлы печатных форм выбранных документов в формате PDF.

- Группы выбранных из списка документов можно переводить в разряд прочитанных (не выделяются жирным шрифтом) . Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после этого по расположенной справа от чекбокса «выбрать все» ссылке «отметить как прочитанное» (ссылка «отметить как прочитанное» становится активной (синей), когда из списка выбран хотя бы один непрочитанный документ).

- Для выбранных из списка документов можно сохранять документообороты. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после ссылке «сохранить документооборот». В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_Архив_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего zip-архивы со всеми служебными файлами документооборотов выбранных документов. Подробные описания всех входящих в данные zip-архивы файлов содержатся в находящихся в этих же архивах файлах «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf».

- Для выбранных из списка документов можно подписывать все, сформированные по относящимся к ним документооборотам извещения о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после ссылке «подписать извещения». Использование данной ссылки требуется только в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов

Чекбокс «выбрать все» служит для выбора всех отображенных в списке документов. В случае если общее количество документов превышает 25, после установки галочки в чекбоксе «выбрать все» появится ссылка «выбрать все в этой категории», с помощью которой можно выбрать все (в т.ч. не отображенные в списке) документы по установленным фильтрам (контрагенту, дате, теме и т.п.), при этом в случае выбора ссылка выделяется жирным шрифтом.

Значки 5_3_2_r14 и 5_3_2_r15 предназначены для скрытия/открытия колонки со списком контрагентов.

 

2

Для просмотра отправленного документа выберите требуемый документ из списка с помощью щелчка мышью по соответствующей строке.

В результате в правой части рабочей области отобразятся:

в верхней части рабочей области

- кнопки для работы с выбранным документом:

5_3_2_r09-  для просмотра печатной формы документа в формате PDF,

5_3_3_r03- для отзыва документа, или 5_3_2_r13 - для аннулирования (см. раздел 5.4) документа (в случае, если документ не является счетом-фактурой),

5_3_3_r04- (в случае, если документ является счетом-фактурой) для создания (при необходимости) корректировочного счета-фактуры (см. раздел 5.3.4),

5_3_3_r05- (в случае, если документ является счетом-фактурой) для создания (при необходимости) исправленного счета-фактуры (см. раздел 5.3.4),

_8_4_1_r08 - для перемещения документа в архив,

- наименование документа,

- дата и время его отправки,

- тип и размер файла, а также текущий статус документа.

Для удобства восприятия, текущие статусы документов по значимости могут быть окрашены в 3 цвета:

- красный – требуется действие получателя;

- оранжевый  – в процессе;

- зеленый – завершен.

При наведении курсора мыши на строку с наименованием статуса открывается всплывающее окно с подсказкой (какое действие и от какой стороны ожидается).

в случае, когда  требуется обновить статус документа - ссылка: Статус документа был изменён. Обновить информацию о документе. Для обновления статуса нужно щелкнуть по ссылке Обновить информацию о документе.

в разделе  «отправитель» - наименование отправителя и фамилия  и инициалы владельца ЭП, отправившего документ;

в разделе  «получатель» - наименование получателя и фамилия  и инициалы владельца ЭП, получившего документ;

Справа от наименования получателя и фамилии и инициалов владельца ЭП, отправившего документ отображаются ссылки:

- Создать новый документ - при щелчке мышью по данной ссылке открывается страница создания нового документа (см. раздел 5.3.1) для последующей его отправки в адрес этого же получателя;

- Добавить в адресную книгу - при щелчке мышью по данной ссылке произойдет добавление получателя в адресную книгу (данная ссылка отображается только в случае, если по какой-либо причине, данный контрагент был вами ранее удален из списка текущих контрагентов). После добавления появляется уведомление о данном действии, при этом ссылка Добавить в адресную книгу исчезает;

в разделе «движение документа»:

- значки в виде кружков зеленого, желтого и серого цветов, отображающие текущее состояние этапов документооборота

  5_3_2_r04 - этап завершен (во всплывающем окне отображается наименование полученного/отправленного по данному этапу документа, дата и время его получения/отправки, а также ссылка Просмотр для просмотра содержимого документа),

5_3_2_r05 - этап требует ответных действий со стороны отправителя (во всплывающем окне указаны наименование документа (сформированного извещения о получении документа/подтверждения оператора), а также ссылка Просмотр и подпись для его просмотра, подписания и отправки в адрес контрагента/оператора ЭДО),

5_3_2_r06 -  этап документооборота еще не завершен (во всплывающем окне - наименование документа).

Для доступа к ссылкам Просмотр и Просмотр и подпись нужно один раз щелкнуть мышью по выбранному кружку. В этом случае всплывающее окно становится фиксированным. Закрытие окна осуществляется  с помощью повторного щелчка мышью.

При щелчке мышью по ссылкам Просмотр (для зеленых кружков) и Просмотр и подпись (для жёлтых кружков) откроется форма для просмотра документа, в верхней части которой расположена ссылка Скачать PDF для просмотра и сохранения печатной формы этого документа в формате PDF и ссылка Подписать (для жёлтых кружков) с помощью которой выполняется подписание и отправка документов (сформированных извещений о получении) в адрес контрагента (оператора ЭДО ).

- ссылка Подписать извещения, с помощью которой выполняется подписание и отправка в адрес контрагента (оператора ЭДО ) всех сформированных по данному документообороту извещений о получении. Данная ссылка отображается только в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке Подписать извещения , а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

- ссылка Сохранить весь документооборот, при щелчке при которой откроется окно для просмотра/сохранения zip-архива со всеми служебными файлами документооборота. Подробное описание всех входящих в данный zip-архив файлов содержится в находящемся в этом же архиве файле «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf»;.

00

ВАЖНО! Для выполнения дальнейших действий с документом вам необходимо обязательно с помощью ссылки Подписать извещения (или с помощью расположенных во всплывающих окнах желтых  кружков ссылок Просмотр и подпись) подписать и отправить, относящиеся к данному документообороту извещения в адрес контрагента (оператора ЭДО)! (если они не были ранее подписаны и отправлены в адрес контрагента (оператора ЭДО) с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке  Подписать извещения , а также в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов).

 

5_3_3_r02.zoom65
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

ПРИМЕЧАНИЕ. Кнопка 5_3_3_r03 предназначена для отзыва отправленного документа.

Для отзыва документа должны быть выполнены следующие условия:

документ не должен быть просмотрен получателем;

по документу не должно быть подписано ни одно извещение со стороны получателя.

Во всех остальных случаях кнопка в окне просмотра информации о документе не отображается.

При отзыве документа документооборот получает статус «Отозван отправителем», помещается в архив и по нему запрещаются все действия кроме:

открытия окна просмотра информации о документе для получения информации об отправителе/получателе и времени отправки;

возможности скачать отозванный документ (для отправителя).

Для всех документов (кроме счетов-фактур), после их просмотра получателем, а также после подписания получателем хотя бы одного извещения о получении, вместо кнопки 5_3_3_r03 отобразится кнопка 5_3_2_r13. Порядок работы с аннулированными документами описан в разделе 5.4.

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Для просмотра полной информации о документообороте отправленного документа нужно щелкнуть мышью по ссылке Сохранить весь документооборот , В результате откроется окно для просмотра/сохранения zip-архива со всеми служебными файлами документооборота. Подробное описание всех входящих в данный zip-архив файлов содержится в находящемся в этом же архиве файле «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf».

 

См. также

Особенности работы с корректировочными и исправленными счетами-фактурами