5.3.2.Получение и прием документов. Формирование отказа в приеме документа (уведомления об уточнении счета-фактуры) |
< Предыдущий | Следующий > |
Для получения и проверки полученных электронных документов перейдите в раздел «Входящие» с помощью щелчка мышью в основном меню по строке с наименованием данного раздела. После этого в рабочей области отобразится список всех входящих документов. Для приема почтовых сообщений щелкните мышью по расположенной в верхней правой части страницы ссылке: Получить документы . ➢ Первоначально в списке отображается до 25 документов. В случае если общее количество документов превышает 25, для отображения в списке остальных документов нужно нажать на расположенную в нижней части списка кнопку ➢ У всех формализованных документов (актов, счетов-фактур, товарных накладных ТОРГ-12) ниже наименования и номера документа отображаются также общая сумма и сумма НДС. ➢ Все не просмотренные документы, у которых изменился их статус в данном списке размещаются в верхней части списка и выделяются жирным шрифтом. ➢ Статусы документов: • «ожидает ответа» - документ требует вашего подписания (или отказа в подписании); • «предложено аннулирование» - по документу получено Предложение об аннулировании (см. раздел 5.4), которое требует вашего подписания (или отказа в подписании); • «ожидает подтверждения получения» - документ ожидает отправки в адрес отправителя извещения о получении документа; • «ожидает подтверждения отказа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении отказа в подписании документа; • «ожидает подтверждения ответа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении документа с двумя подписями; • «ожидает извещений» - документ ожидает: - получения подтверждений оператора ЭДО, - отправки в адрес оператора ЭДО извещения о получении подтверждения оператора; • «отказан» - отправлен отказ в подписании документа (для документов, требующих двухстороннего подписания); • «завершён» - получен, подписанный ЭП отправителя, не требующий двухстороннего подписания документ (или счет-фактура), (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО); • «завершён с УУ» - отправителем получено уведомление об уточнении счета-фактуры (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО); • «подписан» - отправителем получен документ, подписанный двумя ЭП (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО). ➢ Ссылка Подписать извещения предназначена для подписи всех (сформированных по всем документооборотам) извещений о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО (справа от ссылки в скобках указано общее количество неподписанных извещений). Данная ссылка отображается только в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов. |
|
ПРИМЕЧАНИЕ. При работе со списком входящих документов можно использовать следующие фильтры и групповые операции: • Фильтр по Контрагентам Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке с наименованием выбранного контрагента. В результате в списке входящих документов будут отображены документы, полученные только от данного контрагента, сгруппированые по дате получения. • Фильтр «На подпись» Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «На подпись». В результате в списке входящих документов будут отображены только те документы, которые ожидают вашей подписи (ответа), отсортированные по названию контрагента. • Фильтр по дате Для фильтрации по данному признаку нужно в поле «с____________ - по___________» выбрать из выпадающего календаря требуемый период и щелкнуть после этого по значку • Фильтр по теме письма (по наименованию и номеру документа) Для фильтрации по данному признаку, необходимо ввести поисковую информацию (или часть поисковой информации) в поле «тема письма» и после этого щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля значку • Групповая работа с документами - Группы документов из списка можно перемещать в архив. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку - Группы документов из списка можно сохранять в формате PDF. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку - Группы выбранных из списка документов можно переводить в разряд прочитанных (не выделяются жирным шрифтом) . Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после этого по расположенной справа от чекбокса «выбрать все» ссылке «отметить как прочитанное» (ссылка «отметить как прочитанное» становится активной (синей), когда из списка выбран хотя бы один непрочитанный документ). - Для выбранных из списка документов можно сохранять документообороты. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после ссылке «сохранить документооборот». В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_Архив_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего zip-архивы со всеми служебными файлами документооборотов выбранных документов. Подробные описания всех входящих в данные zip-архивы файлов содержатся в находящихся в этих же архивах файлах «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf». - Для выбранных из списка документов можно подписывать все, сформированные по относящимся к ним документооборотам извещения о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после ссылке «подписать извещения». Использование данной ссылки требуется только в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов. ➢ Чекбокс «выбрать все» служит для выбора всех отображенных в списке документов. В случае если общее количество документов превышает 25, после установки галочки в чекбоксе «выбрать все» появится ссылка «выбрать все в этой категории», с помощью которой можно выбрать все (в т.ч. не отображенные в списке) документы по установленным фильтрам (контрагенту, дате, теме и т.п.), при этом в случае выбора ссылка выделяется жирным шрифтом. ➢ Значки |
С помощью щелчка мышью по соответствующей строке выберите из списка требуемый документ. В результате в правой части рабочей области отобразятся: • в верхней части рабочей области - кнопки для работы с выбранным документом ( ВАЖНО! В случае, если полученный документ не имеет печатной формы, (кнопка ➢ Для удобства восприятия, текущие статусы документов по значимости могут быть окрашены в 3 цвета: - красный – требуется действие получателя; - оранжевый – в процессе; - зеленый – завершен. При наведении курсора мыши на строку с наименованием статуса открывается всплывающее окно с подсказкой (какое действие и от какой стороны ожидается). • в разделе «отправитель» - наименование отправителя и фамилия и инициалы владельца ЭП, отправившего документ, а также ссылки: -Создать новый документ - для создания (при необходимости) и отправки нового документа в адрес отправителя; -Добавить в адресную книгу - при щелчке мышью по данной ссылке произойдет добавление отправителя в адресную книгу (данная ссылка отображается только в случае, если по какой-либо причине, данный контрагент был вами ранее удален из списка текущих контрагентов). После добавления появляется уведомление о данном действии, при этом ссылка Добавить в адресную книгу исчезает; • в разделе «получатель» - наименование получателя и фамилия и инициалы владельца ЭП, получившего документ; • в разделе «движение документа»: - значки в виде кружков зеленого, желтого и серого цветов, отображающие текущее состояние этапов документооборота
➢ Для доступа к ссылкам Просмотр и Просмотр и подпись нужно один раз щелкнуть мышью по выбранному кружку. В этом случае всплывающее окно становится фиксированным. Закрытие окна осуществляется с помощью повторного щелчка мышью. ➢ При щелчке мышью по ссылкам Просмотр (для зеленых кружков) и Просмотр и подпись (для жёлтых кружков) откроется форма для просмотра документа, в верхней части которой расположена ссылка Скачать PDF для просмотра и сохранения печатной формы этого документа в формате PDF и ссылка Подписать (для жёлтых кружков) с помощью которой выполняется подписание и отправка документов (сформированных извещений о получении) в адрес контрагента (оператора ЭДО ). - ссылка Подписать извещения, с помощью которой выполняется подписание и отправка в адрес контрагента (оператора ЭДО ) всех сформированных по данному документообороту извещений о получении. Данная ссылка отображается только в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке Подписать извещения , а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов. - ссылка Сохранить весь документооборот, при щелчке при которой откроется окно для просмотра/сохранения zip-архива со всеми служебными файлами документооборота. Подробное описание всех входящих в данный zip-архив файлов содержится в находящемся в этом же архиве файле «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf»; |
ВАЖНО! Для выполнения дальнейших действий с документом вам необходимо обязательно с помощью ссылки Подписать извещения (или с помощью расположенных во всплывающих окнах желтых кружков ссылок Просмотр и подпись) подписать и отправить, относящиеся к данному документообороту извещения в адрес контрагента (оператора ЭДО)! (если они не были ранее подписаны и отправлены в адрес контрагента (оператора ЭДО) с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке Подписать извещения , а также в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов). |
После просмотра (при необходимости) текста извещений с помощью расположенных во всплывающих окнах соответствующих ссылок, для выполнения дальнейших действий с документом, обязательно подпишите и отправьте все сформированные по данному документообороту извещения в адрес контрагента/оператора ЭДО с помощью ссылки Подписать извещения или с помощью расположенных в соответствующих всплывающих окнах ссылок Просмотр и подпись (Данные ссылки активны в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке Подписать извещения , а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов). В случае если документ является актом, товарной накладной ТОРГ-12 или является счетом-фактурой, после просмотра и подписания всех, относящихся к данному документообороту извещений в верхней части рабочей области вместо кнопки Для просмотра содержимого полученного документа нажмите кнопку |
|
ПРИМЕЧАНИЕ. • Кнопка • Кнопка • Кнопка • Кнопка • Кнопка |
В случае если полученный документ требует двухстороннего подписания (является актом или товарной накладной ТОРГ-12) и в случае, если в результате просмотра документа не было обнаружено ошибок, для подписи документа своей ЭП нажмите кнопку |
• В случае если в результате просмотра полученного акта, товарной накладной ТОРГ-12, договора или другого документа требующего двухстороннего подписания, в них будут выявлены ошибки, следует сформировать Отказ от получения документа с помощью нажатия на кнопку • В случае если в результате просмотра полученного счета-фактуры будут выявлены ошибки, следует сформировать Уведомление об уточнении (для счетов-фактур) с помощью нажатия на кнопку В результате: • для актов, товарных накладных ТОРГ-12, договоров или других документов, требующих двухстороннего подписания - откроется окно «Отказ от подписи», в котором в поле «Текст отказа» введите (при необходимости) текст, содержащий причину отказа; • для счетов-фактур - откроется окно «Уведомление об уточнении», в котором в поле «Текст уведомления об уточнении» введите (при необходимости) текст уведомления. |
Для подписания сформированного файла отказа (уведомления об уточнении) ЭП и отправки его в адрес отправителя нажмите кнопку «Отправить». В результате произойдет подписание сформированного файла отказа (уведомления об уточнении) ЭП и его отправка в адрес отправителя. |