5.3.2.Получение и прием документов. Формирование отказа в приеме документа (уведомления об уточнении счета-фактуры)

< Предыдущий   |   Следующий >

1

Для получения и проверки полученных электронных документов перейдите в раздел «Входящие» с помощью щелчка мышью в основном меню по строке с наименованием данного раздела. После этого в рабочей области отобразится список всех входящих документов.

Для приема почтовых сообщений щелкните мышью по расположенной в верхней правой части страницы ссылке:    Получить документы .

Первоначально в списке отображается до 25 документов. В случае если общее количество документов превышает 25, для отображения в списке остальных документов нужно нажать на расположенную в нижней части списка кнопку 5_3_2_r12.

 У всех формализованных документов (актов, счетов-фактур, товарных накладных ТОРГ-12) ниже наименования и номера документа отображаются также общая сумма и сумма НДС.

Все не просмотренные документы, у которых изменился их статус в данном списке размещаются в верхней части списка и выделяются жирным шрифтом.

Статусы документов:

«ожидает ответа» - документ требует вашего подписания (или отказа в подписании);

«предложено аннулирование» - по документу получено Предложение об аннулировании (см. раздел 5.4), которое требует вашего подписания (или отказа в подписании);

«ожидает подтверждения получения» - документ ожидает отправки в адрес отправителя извещения о получении документа;

«ожидает подтверждения отказа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении отказа в подписании документа;

«ожидает подтверждения ответа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении документа с двумя подписями;

«ожидает извещений» - документ ожидает:

- получения подтверждений оператора ЭДО,

- отправки в адрес оператора ЭДО извещения о получении подтверждения оператора;

«отказан» - отправлен отказ в подписании документа (для документов, требующих двухстороннего подписания);

«завершён» - получен, подписанный ЭП отправителя, не требующий двухстороннего подписания документ (или счет-фактура), (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

«завершён с УУ» - отправителем получено уведомление об уточнении счета-фактуры (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

«подписан» - отправителем получен документ, подписанный двумя ЭП (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО).

Ссылка  Подписать извещения  предназначена для подписи всех (сформированных по всем документооборотам) извещений о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО (справа от ссылки в скобках указано общее количество неподписанных извещений). Данная ссылка отображается только в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

 

5_3_2_r01.zoom70
Щелкните мышью в поле рисунка для его увеличения

 

ПРИМЕЧАНИЕ. При работе со списком входящих документов можно использовать следующие фильтры и групповые операции:

Фильтр по Контрагентам

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке с наименованием выбранного контрагента. В результате в списке входящих документов будут отображены документы, полученные только от данного контрагента, сгруппированые по дате получения.

Фильтр «На подпись»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «На подпись». В результате в списке входящих документов будут отображены только те документы, которые ожидают вашей подписи (ответа), отсортированные по названию контрагента.

Фильтр по дате

Для фильтрации  по данному признаку нужно в поле «с____________ - по___________» выбрать из выпадающего календаря требуемый период и щелкнуть после этого по значку _8_2_r02. (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку ) _8_2_r03.

Фильтр по теме письма (по наименованию и номеру документа)

Для фильтрации по данному признаку, необходимо ввести поисковую информацию (или часть поисковой информации) в поле «тема письма» и после этого щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля значку _8_2_r02 (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку _8_2_r03).

Групповая работа с документами

- Группы документов из списка можно перемещать в архив. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку _8_4_1_r08.

- Группы документов из списка можно сохранять в формате PDF. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку 5_3_2_r09. В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_PDF_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего файлы печатных форм выбранных документов в формате PDF.

- Группы выбранных из списка документов можно переводить в разряд прочитанных (не выделяются жирным шрифтом) . Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после этого по расположенной справа от чекбокса «выбрать все» ссылке «отметить как прочитанное» (ссылка «отметить как прочитанное» становится активной (синей), когда из списка выбран хотя бы один непрочитанный документ).

- Для выбранных из списка документов можно сохранять документообороты. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после ссылке «сохранить документооборот». В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_Архив_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего zip-архивы со всеми служебными файлами документооборотов выбранных документов. Подробные описания всех входящих в данные zip-архивы файлов содержатся в находящихся в этих же архивах файлах «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf».

- Для выбранных из списка документов можно подписывать все, сформированные по относящимся к ним документооборотам извещения о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и щелкнуть после ссылке «подписать извещения». Использование данной ссылки требуется только в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

Чекбокс «выбрать все» служит для выбора всех отображенных в списке документов. В случае если общее количество документов превышает 25, после установки галочки в чекбоксе «выбрать все» появится ссылка «выбрать все в этой категории», с помощью которой можно выбрать все (в т.ч. не отображенные в списке) документы по установленным фильтрам (контрагенту, дате, теме и т.п.), при этом в случае выбора ссылка выделяется жирным шрифтом.

Значки 5_3_2_r14 и 5_3_2_r15 предназначены для скрытия/открытия колонки со списком контрагентов.

 

2

С помощью щелчка мышью по соответствующей строке  выберите из списка требуемый документ.

В результате в правой части рабочей области отобразятся:

в верхней части рабочей области - кнопки для работы с выбранным документом (5_3_2_r09-  для просмотра печатной формы документа в формате PDF, 5_3_2_r13 - для аннулирования (см. раздел 5.4) документа (в случае, если документ не является счетом-фактурой) и _8_4_1_r08 - для перемещения документа в архив), наименование документа, дата и время его получения, тип и размер файла, а также текущий статус документа.

ВАЖНО! В случае, если полученный документ не имеет печатной формы, (кнопка 5_3_2_r09 не отображается), просмотр его содержимого  осуществляется с помощью ссылки Сохранить весь документооборот (см.ниже).

Для удобства восприятия, текущие статусы документов по значимости могут быть окрашены в 3 цвета:

- красный – требуется действие получателя;

- оранжевый  – в процессе;

- зеленый – завершен.

При наведении курсора мыши на строку с наименованием статуса открывается всплывающее окно с подсказкой (какое действие и от какой стороны ожидается).

в разделе  «отправитель» - наименование отправителя и фамилия  и инициалы владельца ЭП, отправившего документ, а также ссылки:

-Создать новый документ - для создания (при необходимости) и отправки  нового документа в адрес отправителя;

-Добавить в адресную книгу - при щелчке мышью по данной ссылке произойдет добавление отправителя в адресную книгу (данная ссылка отображается только в случае, если по какой-либо причине, данный контрагент был вами ранее удален из списка текущих контрагентов). После добавления появляется уведомление о данном действии, при этом ссылка Добавить в адресную книгу исчезает;

в разделе  «получатель» - наименование получателя и фамилия  и инициалы владельца ЭП, получившего документ;

в разделе «движение документа»:

- значки в виде кружков зеленого, желтого и серого цветов, отображающие текущее состояние этапов документооборота

  5_3_2_r04 - этап завершен (во всплывающем окне отображается наименование полученного по данному этапу документа, дата и время его получения/отправки, а также ссылка Просмотр для просмотра содержимого документа),

5_3_2_r05 - этап требует ответных действий со стороны получателя (во всплывающем окне указаны наименование документа (сформированного извещения о получении документа/подтверждения оператора), а также ссылка Просмотр и подпись для его просмотра, подписания и отправки в адрес контрагента/оператора ЭДО),

5_3_2_r06 -  этап документооборота еще не завершен (во всплывающем окне - наименование документа).

Для доступа к ссылкам Просмотр и Просмотр и подпись нужно один раз щелкнуть мышью по выбранному кружку. В этом случае всплывающее окно становится фиксированным. Закрытие окна осуществляется  с помощью повторного щелчка мышью.

При щелчке мышью по ссылкам Просмотр (для зеленых кружков) и Просмотр и подпись (для жёлтых кружков) откроется форма для просмотра документа, в верхней части которой расположена ссылка Скачать PDF для просмотра и сохранения печатной формы этого документа в формате PDF и ссылка Подписать (для жёлтых кружков) с помощью которой выполняется подписание и отправка документов (сформированных извещений о получении) в адрес контрагента (оператора ЭДО ).

- ссылка Подписать извещения, с помощью которой выполняется подписание и отправка в адрес контрагента (оператора ЭДО ) всех сформированных по данному документообороту извещений о получении.  Данная ссылка отображается только в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке Подписать извещения , а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

- ссылка Сохранить весь документооборот, при щелчке при которой откроется окно для просмотра/сохранения zip-архива со всеми служебными файлами документооборота. Подробное описание всех входящих в данный zip-архив файлов содержится в находящемся в этом же архиве файле «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf»;

00

ВАЖНО! Для выполнения дальнейших действий с документом вам необходимо обязательно с помощью ссылки Подписать извещения (или с помощью расположенных во всплывающих окнах желтых кружков ссылок Просмотр и подпись) подписать и отправить, относящиеся к данному документообороту извещения в адрес контрагента (оператора ЭДО)! (если они не были ранее подписаны и отправлены в адрес контрагента (оператора ЭДО) с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке  Подписать извещения , а также в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов).

 

5_3_2_r03.zoom75
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

 

3

После просмотра (при необходимости) текста извещений с помощью расположенных во всплывающих окнах соответствующих ссылок, для выполнения дальнейших действий с документом, обязательно подпишите и отправьте все сформированные по данному документообороту извещения в адрес контрагента/оператора ЭДО с помощью ссылки Подписать извещения или с помощью расположенных в соответствующих всплывающих окнах ссылок Просмотр и подпись (Данные ссылки активны в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенной в верхней части рабочей области ссылке  Подписать извещения , а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов).

В случае если документ является актом, товарной накладной ТОРГ-12 или является счетом-фактурой, после просмотра и подписания всех, относящихся к данному документообороту извещений в верхней части рабочей области вместо кнопки 5_3_2_r09 отобразится кнопка _8_4_1_r07 , а также  кнопки _8_4_1_r04 , 5_3_2_r13 (см. раздел 5.4) и _8_4_2_r04 случае если документ является актом, товарной накладной ТОРГ-12, договором или другим документом требующим двухстороннего подписания) или кнопка 5_3_2_r16 (случае если документ является счетом-фактурой).

Для просмотра содержимого полученного документа нажмите кнопку _8_4_1_r07. В результате в рабочей области откроется форма для предварительного просмотра содержимого полученного документа..

 

5_3_2_r02.zoom75
Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения 

 

ПРИМЕЧАНИЕ.

Кнопка 5_3_1_r10 - служит для возврата к предыдущей форме;

Кнопка   5_3_2_r09-  для просмотра печатной формы документа в формате PDF;

Кнопка _8_4_1_r04- для подписания документа своей ЭП и отправки отправителю (только для документов, требующих двухстороннего подписания);

Кнопка _8_4_2_r04-  для формирования отказа от получения документа (для актов, товарных накладных ТОРГ-12, договоров или других документов, требующих двухстороннего подписания);

Кнопка 5_3_2_r16-  для формирования уведомления об уточнении (для счетов-фактур).

 

4

В случае если полученный документ требует двухстороннего подписания (является актом или товарной накладной ТОРГ-12) и в случае, если в результате просмотра документа не было обнаружено ошибок, для подписи документа своей ЭП нажмите кнопку _8_4_1_r04. В результате откроется окно «Ответная подпись документа», в котором для ответного подписания  файла документа своей ЭП  и отправки его в адрес отправителя заполните требуемые поля в разделе «Информация о лице, принявшем документ» (ссылка Заполнить из сертификата предназначена для автоматического заполнения полей данными, взятыми из сертификата пользователя) и нажмите кнопку «Подписать». В результате произойдет подписание файла документа ЭП получателя и отправка его в адрес отправителя.

5_3_2_r10

5

В случае если в результате просмотра полученного акта, товарной накладной ТОРГ-12, договора или другого документа требующего двухстороннего подписания, в них будут выявлены ошибки, следует сформировать Отказ от получения документа с помощью нажатия на кнопку _8_4_2_r04.

В случае если в результате просмотра полученного счета-фактуры будут выявлены ошибки, следует сформировать Уведомление об уточнении (для счетов-фактур) с помощью нажатия на кнопку 5_3_2_r16.

В результате:

для актов, товарных накладных ТОРГ-12, договоров или других документов, требующих двухстороннего подписания - откроется окно «Отказ от подписи», в котором в поле «Текст отказа» введите (при необходимости) текст, содержащий причину отказа;

для счетов-фактур - откроется окно «Уведомление об уточнении», в котором в поле «Текст уведомления об уточнении» введите (при необходимости) текст уведомления.

5_3_2_r11

6

Для подписания сформированного файла отказа (уведомления об уточнении) ЭП и отправки его в адрес отправителя нажмите кнопку «Отправить». В результате произойдет подписание сформированного файла отказа (уведомления об уточнении) ЭП и его отправка в адрес отправителя.